Perspectivas
J.S. Held expande su práctica en consultoría de equipos con la adquisición de Failure Analysis & Prevention
LEER MÁSYa sea que una pérdida por daño a la propiedad involucre impacto de vehículo, colapso estructural, defecto de construcción, falla de equipos, incendio o explosión, granizo, relámpago, tormenta, actividad animal o agua, en algún momento el experto puede necesitar recolectar evidencias como parte de su investigación.
La admisibilidad de cualquier evidencia recuperada requiere que se sigan los protocolos y procedimientos adecuados al recolectar, manipular, almacenar y eliminar la evidencia física. El incumplimiento de los estándares aplicables puede comprometer la capacidad del cliente para recuperar dinero de la parte responsable mediante subrogación y puede dar lugar a demandas contra las partes involucradas por expoliación.
La evidencia se define como cualquier cosa que ayude a probar o refutar un hecho o problema en particular. [1]. La evidencia forense se define además como evidencia que se utiliza durante un litigio.
Según la NFPA 921, la evidencia puede clasificarse en cuatro grupos [{[2]}]:
Ejemplos de evidencia física
Estas pueden incluir una manguera reventada o un accesorio para una pérdida de agua, un calefactor en una pérdida por incendio, una pieza de EIFS (Sistema de acabado de aislamiento exterior) en una pérdida por defecto de construcción, muestras de combustible en un reclamo por explosión de vapor en un horno o muestras de agua de una pérdida de peligro ambiental.
Antes de que el encargado de recopilar las muestras tome cualquier evidencia de ese tipo de un sitio de pérdida, debe preguntarse: "¿Esto me ayuda a probar o refutar mi teoría?"
Algunos factores para evaluar antes de recopilar evidencia pueden incluir:
La persona que recopila las muestras debería preguntarse: "¿Qué cosa podrían otros culpar?" A veces, probar que otra cosa no causó la pérdida es más valioso que probar qué causó la pérdida. La evaluación del alcance total de la pérdida es esencial para la recuperación efectiva de pruebas.
Según la NFPA, la recopilación de evidencias físicas es una parte integral de una investigación realizada correctamente. El método de recopilación de la evidencia física está determinado por muchos factores, incluidos los siguientes [1]:
Mejores prácticas para la recopilación y el manejo de evidencias
De acuerdo con las normas de la ASTM (anteriormente Sociedad Americana para Pruebas y Materiales), a cada elemento de evidencia se le asignará un designador numérico o alfanumérico único por el investigador que recopila la evidencia o por alguien designado para asignar números de elemento. El sistema utilizado debe garantizar que los elementos no se puedan confundir físicamente y no se puedan confundir cuando se hace referencia a ellos en registros u otros documentos [3]. La numeración y el manejo adecuados de los elementos de evidencia ayudan a minimizar cualquier problema potencial de contaminación.
La ubicación y el estado de cada artículo deben documentarse antes de la recolección [3]. Esto debe hacerse con fotografías y diagramas y, además, debe documentarse en las notas de campo o lista de evidencias. Denotar el número de artículo, usando carpas de evidencia o tarjetas de notas, ayuda a documentar claramente el proceso de numeración en las fotografías del coleccionista. El recolector debe continuar documentando la evidencia durante todo el proceso de recuperación.
El recolector deberá pensar detenidamente sobre qué aspectos específicos de la evidencia son importantes y ser igualmente cuidadoso para salvaguardar esos aspectos. Si es importante mostrar que una válvula está cerrada, por ejemplo, el recolector debe asegurarse de que permanezca cerrada, recordando no mover la posición de algo para "ver lo que está haciendo". El movimiento de interruptores o válvulas puede hacer que se rompan o que sea imposible volver a su condición original posterior a la pérdida.
Si los elementos involucrados en el incidente deben ser desarmados de alguna manera para ser recolectados, cada paso del desarmado debe documentarse mediante fotografías o grabaciones de video contemporáneas [4]. Es importante que las personas que no estén presentes en el momento de la recopilación reciban suficiente información para comprender el origen de la evidencia.
Cada artículo debe protegerse adecuadamente de manera apropiada. Esto debe implicar colocarlo en una bolsa, lata, frasco o caja sellada que evitará la contaminación o la pérdida de evidencia. Las evidencias también deben protegerse contra daños durante el transporte. De acuerdo con las normas de la ASTM, cada artículo o su recipiente próximo debe estar marcado o etiquetado con la siguiente información [3]:
Si la evidencia requiere un manejo específico para su conservación, como el control de temperatura, esto debe describirse claramente en el registro de evidencia o directamente en la etiqueta [4]. El valor de la evidencia física se basa en la capacidad del recolector de evidencia para mantener la seguridad e integridad de la evidencia desde el momento de su descubrimiento y recopilación hasta su posterior examen y prueba hasta su disposición final. Una vez que se recolecta un artículo, debe almacenarse en un lugar seguro mientras se encuentre en el lugar de la pérdida. La ubicación ideal sería en el vehículo cerrado con llave del recolector hasta que se complete el examen de la escena.
Una cadena de custodia documenta quién hizo qué (y cuándo) con una evidencia en particular. Una cadena de custodia sólida comienza con la recopilación de evidencias en el lugar de la pérdida. Toda recuperación de evidencia debe ser aprobada por el dueño de la propiedad. Si está recuperando evidencia sin permiso, se considera robo. Empiece siempre por obtener la aprobación de todas las partes antes de recuperar la evidencia.
La cadena de custodia debe documentar la recuperación inicial, dónde se almacenó de forma segura, cuándo y dónde se transfirió para su análisis y, en última instancia, quién se deshizo de las pruebas y cuándo. Demuestra al cliente y al tribunal que las pruebas no fueron manipuladas, extraviadas ni manipuladas en ningún momento.
Cuando sea necesario pasar la cadena de custodia de una persona a otra, se debe hacer mediante un formulario que la persona receptora firma cuando recibe la evidencia física. Esto se puede hacer usando una copia de la cadena de custodia o usando un documento separado llamado formulario de transferencia. La forma más recomendada de transferir pruebas es a mano. La entrega en mano minimiza la posibilidad de que la evidencia física se dañe, se extravíe o se la roben [1].
A veces, puede ser necesario enviar evidencia física a un laboratorio o instalación de pruebas. Cuando el envío sea necesario, el recolector de pruebas debe tomar todas las precauciones para preservar la integridad de la evidencia física [1].
El recolector de evidencias debe elegir un contenedor de tamaño suficiente para contener adecuadamente todos los contenedores de evidencias individuales de una sola investigación. Las evidencias físicas de más de una investigación no deben colocarse en el mismo envío [1].
El contenedor de evidencias individual también debe empaquetarse de forma segura dentro del contenedor de envío [1]. El contenedor solo debe enviarse por correo certificado de los Estados Unidos o por cualquier servicio de mensajería comercial si no es posible la entrega en mano. La mejor práctica es utilizar un servicio de envío con seguimiento para que la ubicación de la evidencia se pueda documentar a través del proceso de envío.
El recolector de evidencia tiene la responsabilidad de preservar la evidencia desde el momento de la recolección hasta el momento de la eliminación. Preservación significa que no se permite que la evidencia cambie al evaporarse, romperse, estropearse, contaminarse o perderse.
Después del tiempo de descubrimiento y recolección, la evidencia física debe almacenarse en un lugar seguro que esté diseñado y designado para este propósito. Se debe restringir el acceso a este lugar de almacenamiento para limitar la cadena de custodia al menor número posible de personas. Las evidencias se almacenarán de manera ordenada, rastreable y recuperable para que se mantengan la integridad y las características físicas.
La instalación de almacenamiento debe evitar daños mayores a la evidencia retenida. El calor, la luz solar y la humedad son las principales fuentes de degradación de la mayoría de las pruebas. La apertura de bolsas de evidencia selladas que contengan evidencia no destinada a pruebas de aceleración permitirá que la humedad se evapore, preservará mejor los artículos metálicos y puede evitar que se llenen de moho elementos orgánicos como la ropa mojada [1]. Los recipientes llenos de agua deben almacenarse en un área donde el agua no se congele y cause daños a la evidencia.
El recolector de evidencias será en última instancia responsable de la eliminación de las pruebas retenidas. Se debe recibir un registro escrito de autorización para disponer de la evidencia del cliente y cualquier otra parte interesada, incluido el dueño de la propiedad, y debe mantenerse como parte de la cadena de custodia. El paso final de la cadena de custodia es que el personal firme y feche el momento en que se eliminó la evidencia y debe ir seguida de la firma de un testigo.
La evidencia debe destruirse de manera que su condición sea inutilizable y desecharse de tal manera que su reutilización no pueda realizarse.
Hay muchos pasos que deben seguirse y registrarse al identificar y recopilar evidencias. Es responsabilidad del recolector de evidencia seguir las pautas y procedimientos de manejo de evidencia más actuales descritos por las normas de la ASTM. Todas las evidencias deben documentarse y conservarse adecuadamente para garantizar su validez.
La cadena de custodia debe mantenerse durante toda la vida útil de la evidencia, desde la recolección hasta la eliminación. Cualquier ruptura en la cadena de custodia podría comprometer la capacidad del cliente para recuperar dinero de la parte responsable mediante subrogación. La evidencia podría ser inadmisible en la corte, lo que podría conducir a demandas contra las partes involucradas por expoliación. Como tal, es imperativo que el cliente elija un experto en quien pueda confiar para sus necesidades de recolección de evidencia.
Le agradecemos a Stu Morrison, PE, IAAI-CFI y Megan Mason, IAAI-ECT, CFEI por aportar su conocimiento y experiencia, que fueron de gran ayuda en esta investigación.
Stuart Morrison es ingeniero sénior en la práctica de Consultoría de Equipos de J.S. Held. Stu tiene más de 20 años de experiencia en la investigación de incendios y el análisis de equipos mecánicos y eléctricos relacionados con la causa de los incendios. Y tiene casi 25 años de experiencia como bombero voluntario. Fue investigador de incendios en el condado de Montgomery y es investigador certificado en incendios con designaciones que incluyen IAAI-CFI y NAFI-CFEI. Antes de fundar Morrison Engineering en 1996, Stu fue director técnico de Análisis de Fallas en Encotech en Schenectady, NY. Es ingeniero con licencia en Nueva York y Vermont.
Puede comunicarse con Stu escribiendo a stu.morrison@jsheld.com o llamando al +1 518 504 6317.
[1] NFPA 921 - Guía para investigaciones de incendios y explosiones - Asociación Nacional de Protección contra Incendios. (2017)
[2] Investigador de incendios: pincipios y práctica para NFPA 921 y NFPA 1033 - Jones & Bartlett Learning. (2016).
[3] ASTM E1459-13(2018), Guía normalizadora para el etiquetado de pruebas físicas y documentación relacionada, ASTM International, West Conshohocken, PA, 2018, www.astm.org
[4] ASTM E1188-11(2017), Práctica normalizadora para la recopilación y conservación de información y elementos físicos por parte de un investigador técnico, ASTM International, West Conshohocken, PA, 2017, www.astm.org
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