Perspectivas
Cuando se enfrenta a un reclamo de bonos de rendimiento, la fianza a menudo buscará determinar su exposición general o la pérdida esperada. Una vez determinada, la fianza puede usar esta información para tomar decisiones informadas sobre cómo abordar sus obligaciones conforme al bono. El análisis para determinar su pérdida esperada, a menudo llamado análisis de exposición, es la parte de la investigación de la fianza del reclamo que determina sus pasivos estimados, tanto de pago como de desempeño, en relación con el o los contratos de fianza. El análisis de la exposición por lo general tiene los siguientes componentes:
Muchas veces, un componente clave para determinar la exposición de fianzas de cumplimiento es la estimación del costo para completar (CTC) el trabajo restante conforme al contrato de fianza. El objetivo de este documento es proporcionar una comprensión de los componentes y el proceso de estimación del CTC de un contrato de fianza. Muchos contratos y fianzas están estructurados de manera diferente y pueden requerir un enfoque único para estimar el CTC. En este documento se explican los componentes, los procesos generales y las mejores prácticas para el desarrollo de una estimación de CTC en un proyecto comercial con fianzas de pago único por el cual no se han recibido propuestas de licitación de finalización.
Se emite una fianza de cumplimiento para garantizar la finalización satisfactoria del trabajo requerido por el contrato de fianza asociado. Las fianzas son diferentes de las pólizas de seguro. Una diferencia es que las fianzas, en contraste con las pólizas de seguro que involucran solo al asegurador y al asegurado, involucran a tres partes; el fiador, el obligado y el principal. La afianzadora es la compañía que emite la fianza de cumplimiento y a veces se le conoce como la compañía de fianzas. El principal es la entidad, generalmente un contratista o subcontratista, que comprometido a realizar el trabajo conforme al contrato. El obligado es la entidad para la cual se está realizando el trabajo. La afianzadora emite la fianza de cumplimiento en nombre del principal en beneficio del obligado. Al hacerlo, se garantiza el cumplimiento satisfactorio del contrato de fianza de acuerdo con los requisitos del contrato. En el caso de que el obligado encuentre que el Principal está en incumplimiento de sus obligaciones contractuales, y realice un reclamo en virtud de la fianza de cumplimiento, la afianzadora tiene la obligación de actuar de acuerdo con el idioma de la fianza y el contrato subyacente.
La Ley Miller requiere que los contratistas generales proporcionen fianzas de cumplimiento y de pago para todos los contratos del gobierno federal que superen los $150,000. Muchas entidades estatales y municipales tienen consideraciones similares, que requieren fianzas en proyectos que superan cierto valor. Mientras que una fianza de desempeño garantiza el desempeño del trabajo, las fianzas de pago garantizan el pago de los subcontratistas y vendedores del principal. (1) Cuando se emiten juntas, se denominan colectivamente fianzas de cumplimiento y pago. Además de las entidades gubernamentales, muchos desarrolladores y contratistas privados eligen solicitar fianzas de cumplimiento y pago de un contratista o subcontratista para protegerse en caso de que el contratista no pueda o no esté dispuesto a realizar el trabajo o pagar a los proveedores o subcontratistas.
El valor de la fianza se conoce como la suma penal de la fianza y por lo general es igual al valor del contrato con fianza, que puede estar sujeto a cambios a medida que el valor del contrato se ajusta a lo largo del curso del proyecto. Cabe señalar que las fianzas de cumplimiento y de pago tienen una suma penal separada, cada una a menudo igual al valor del contrato de fianza. Para los fines de este documento, solo analizamos la estimación del CTC asociado con una fianza de cumplimiento. La pérdida de la fianza, o el monto neto gastado en el cumplimiento de la fianza de finalización, generalmente se limita a la suma penal de la fianza de cumplimiento. Normalmente, el dinero gastado por la fianza en el desempeño del trabajo, a través de la fianza de cumplimiento, no compensa la suma penal de la fianza de pago.
(1) Aquí se da por sentado que el proveedor o subcontratista ha cumplido las condiciones de la fianza.
El análisis de CTC se realiza para proporcionar a la fianza una estimación del costo esperado requerido para completar el trabajo restante de acuerdo con el contrato de fianza. Este análisis, junto con la información adicional recopilada durante la investigación, generalmente es utilizado por la fianza en el proceso de toma de decisiones al cumplir con sus obligaciones conforme a la fianza de cumplimiento. Esta información también puede ser útil para la afianzadora al establecer sus reservas financieras, tratar con sus indemnizante o abordar otros aspectos de un reclamo de fianza de cumplimiento, y viceversa.
Uno de los pasos iniciales para preparar una estimación de CTC es recopilar la mayor cantidad de información posible del obligado y el principal. Una solicitud típica de documentación podría incluir:
Si bien no todos estos documentos pueden estar disponibles o ser requeridos para un contrato en particular, cuanto mayor sea la cantidad de datos disponibles para el análisis, más precisa y valiosa será la estimación de CTC.
Con frecuencia, se realiza una visita a la obra para verificar el trabajo en obra y el trabajo que aún se debe completar. Una visita a la obra también contribuirá a la validación de la calidad del trabajo en la obra y la evaluación de posibles defectos. Además, brinda la oportunidad de observar el personal de administración, la logística y los elementos de costos específicos de la obra, lo que puede tener un impacto en el CTC. Realizar un CTC estrictamente a partir de una revisión de los registros del proyecto puede dar lugar a la pérdida de elementos, condiciones o ámbitos de costos.
En primer lugar, es imperativo leer la fianza. Muchas fianzas son diferentes y pueden determinar los derechos, obligaciones y opciones de cada una de las partes. El lenguaje de la fianza puede afectar los ingresos disponibles, la opción de usar el principal para completar el proyecto y otras variables que se considerarán durante el proceso de toma de decisiones de la fianza.
El primer paso en el proceso de CTC es el establecimiento de la fecha de corte. La fecha de corte, o fecha de datos, es la fecha en la que se basa el análisis de CTC y desde la cual se incurrirá en el CTC real. Esta fecha se establece con la fianza, basada en la información recibida del Principal y el Obligado, y se determina de acuerdo con la fecha para la cual el analista tiene la información más completa y disponible. El uso de una fecha de corte permite realizar un análisis estático, mientras que la contabilidad del contrato y otros factores que pueden afectar la estimación de CTC continúan cambiando con el tiempo. La estimación de CTC debe intentar considerar todos los costos necesarios para completar el proyecto desde la fecha de corte hasta la finalización. Durante la evaluación de CTC, la información sobre costos o costos potenciales asociados con trabajos defectuosos, aprobaciones o rechazos de órdenes de cambio u otros problemas que hayan surgido después de la fecha de corte se deben considerar en la estimación de CTC.
La visita a la obra mencionada a menudo ocurre semanas o meses después de la fecha de corte. Se debe estar al tanto del estado del trabajo a la fecha de corte, no a la fecha en que se está preparando el CTC. Por ejemplo, la fecha de corte del CTC es el 30 de junio, el CTC considerará el trabajo restante al 30 de junio. Si la visita a la obra se realiza en agosto, es posible que dos meses de trabajo hayan progresado desde la fecha de corte. La estimación del trabajo restante, basada en el trabajo físico en la obra, a partir de la fecha del recorrido (es decir, agosto) podría resultar en dos meses de trabajo que no se contabilizan en el CTC. Esto daría lugar a una estimación de CTC subestimada.
Cada proyecto y circunstancia es único, y se puede utilizar una combinación de métodos para desarrollar la mejor estimación de CTC posible. En algunos casos, el director puede proporcionar un CTC estimado que se puede usar como una línea de base para desarrollar el cálculo del CTC de la fianza. En este caso, el analista revisa los cálculos del Principal en función el alcance restante de la fianza y los ajusta según sea necesario. Esto podría incluir ajustes directos a la estimación del Principal (es decir, productividad, costos de materiales, cantidades, etc.) y/o elementos de costos adicionales para tener en cuenta los problemas o factores que el Principal puede no haber considerado. En otros casos, el análisis de CTC puede requerir un despegue y una estimación completamente independientes que debe realizar el analista.
La clave para las estimaciones de CTC es comprender el alcance del trabajo de la fianza y tener en cuenta los factores que podrían afectar la productividad y las duraciones previstas, como el trabajo estacional, la eliminación gradual del trabajo, las tendencias del mercado laboral y de materiales, la logística y la geografía local.
La estimación de CTC debe considerar todos los costos que se espera incurrir para facilitar la finalización de la del alcance de la fianza desde la fecha de corte hasta su finalización. La estimación de CTC generalmente incluye dos categorías principales de costo, directo e indirecto.
Si el principal es un contratista general responsable de la construcción del proyecto en su totalidad o un subcontratista responsable de un alcance particular, es importante entender cuál es el trabajo y qué trabajo no está incluido en el alcance de la fianza del principal. La comprensión del alcance del trabajo generalmente implica una revisión exhaustiva del contrato, las especificaciones, los planes, las órdenes de cambio y las solicitudes de orden de cambio, las RFI y otros documentos contractuales que pueden tener un impacto en el alcance requerido. Una vez que se comprende el alcance del trabajo, el siguiente paso es comprender qué alcance(s) el principal pretende subcontratar con un contratista especializado y qué alcance(s), si es que hay alguno, el principal pretende realizar él mismo.
Estimación de CTC para alcances de trabajos subcontratados
Los alcances para los cuales el Principal ya ha emitido un subcontrato o una orden de compra, denominado colectivamente como compromiso, a un subcontratista o proveedor probablemente son los menos difíciles de analizar. La clave es confirmar que el alcance del compromiso sea coherente con el alcance del trabajo de la fianza asociada del principal. Si los alcances son coherentes, entonces el saldo restante del valor de compromiso puede usarse en la estimación de CTC para el alcance de trabajo asociado. Si el alcance del compromiso no incluye el alcance de la fianza, los costos asociados con el alcance más allá del compromiso deben estimarse y agregarse a la estimación de CTC para eliminar la discrepancia del alcance. Además de esta nivelación de alcance, la estimación de CTC debe considerar las órdenes de cambio, los reclamos y los cargos retroactivos pendientes del subcontratista o proveedor, así como una evaluación de la capacidad y disposición del subcontratista o proveedor para completar el alcance restante del trabajo. Si se cuestiona la capacidad o la voluntad de cumplimiento del subcontratista o proveedor, se deben considerar los costos de suplementación y/o reemplazo.
Estimación de CTC alcances de trabajos autorrealizados
Los alcances de trabajos que el Principal anticipa que realizará él mismo generalmente son los más difíciles de analizar. Por lo general, estos costos se estiman primero bajo el supuesto de que el director completará el alcance de la fianza y debe considerar toda la mano de obra, el material y los equipos necesarios para hacerlo. Estos costos pueden estimarse de diversas formas, que se ven afectadas por las condiciones específicas del proyecto y los datos disponibles. Dependiendo de la información disponible y del tipo de trabajo, puede ser necesario realizar un despegue y una estimación independientes. Los datos históricos de productividad del Principal pueden utilizarse para proyectar el desempeño futuro en lo que se conoce como un enfoque de milla medida. Este enfoque funciona bien con trabajos de naturaleza repetitiva, de modo que se puede esperar que el rendimiento y la producción anteriores permanezcan aproximadamente iguales para que se complete el balance, como la construcción de carreteras o vías férreas. Sin embargo, uno debe ser consciente de los cambios en las condiciones o el alcance de lo que se realizó anteriormente y hacer ajustes justificados a las tasas de productividad proyectadas según sea necesario. Por ejemplo, en la construcción vertical, la productividad generalmente disminuye a medida que aumenta la altura de la estructura debido a la pérdida de tiempo en el transporte de materiales y la mano de obra a elevaciones más altas. Si el obligado las pone a disposición, las ofertas presentadas por contratistas que compiten entre sí pueden ayudarlo a comprender mejor los costos potenciales asociados con los diversos alcances del trabajo autorrealizado.
Estimación de CTC para las brechas en el alcance
Una brecha en el alcance se refiere al material, equipo, mano de obra o cualquier otro requisito del alcance de la fianza, que el Principal no tiene la intención de autorrealizar y para la cual no existe compromiso. Las brechas en el alcance pueden deberse a que el Principal no ha completado su compra, una discrepancia o supervisión en los compromisos existentes del Principal, o una mala interpretación de los documentos contractuales cuando el Principal desconoce el requisito. Las brechas en el alcance pueden ocurrir en el alcance base original o en las órdenes de cambio emitidas después de la adjudicación del contrato. Es crítico que el revisor entienda el alcance completo del trabajo, incluyendo cualquier cambio después de la adjudicación del contrato.
Determinar si hay brechas en el alcance, que deben abordarse en el CTC, es un proceso de dos pasos. El primer paso es comprender el alcance completo del trabajo de la fianza. El segundo paso es evaluar los compromisos del Principal y los alcances que se pretenden autorrealizar para determinar si existen brechas. Revisar los alcances de cada compromiso incluidos, y con frecuencia más importante aún, los alcances excluidos de cada compromiso es crítico para esta revisión. Si un compromiso no incluye o excluye explícitamente el alcance requerido por el contrato de la fianza, y ese alcance no está incluido en otro compromiso o pretende ser autorrealizado por el Principal, existe una brecha en el alcance, que debe abordarse en la estimación del CTC.
El tipo de brecha en el alcance identificado determinará cómo se puede ajustar la estimación de CTC. Esto podría dar lugar a mano de obra directa adicional para el Principal, una orden de cambio a un compromiso existente, o podrían necesitarse nuevos subcontratistas o proveedores. La brecha en el alcance puede requerir una combinación de estas opciones para abordar adecuadamente la brecha en el alcance en la estimación de CTC.
Otros costos y consideraciones
Los alcances de trabajo que el Principal no puede realizar por sí mismo y no han sido subcontratados o comprados pueden requerir una estimación independiente o cotizaciones. Esto puede ser particularmente complicado al estimar los costos de equipos o materiales propietarios, exclusiones de compromisos, garantías extendidas y posibles trabajos de garantía. Los costos potenciales asociados con la exposición a la garantía a menudo se estiman como un porcentaje variable del costo de instalación, que varía ampliamente según el alcance asociado y los factores de riesgo. Puede ser beneficioso incluir un monto de contingencia en la estimación de CTC para anticipar condiciones imprevistas o difíciles de tasar y los costos para abordar el trabajo potencialmente defectuoso en la obra. Las contingencias pueden incluirse como una cantidad fija o algún porcentaje de los costos directos estimados según el alcance asociado y los factores de riesgo. Al estimar el CTC, a menudo, la fianza aún no ha determinado si la demanda de cumplimiento del obligado es válida, y/o qué opción buscará conforme a la fianza si la demanda de cumplimiento se considera válida. Las opciones de fianzas y la decisión final sobre qué opción buscará probablemente afectarán el análisis de CTC. La estimación de CTC puede necesitar dar cuenta de múltiples escenarios posibles de finalización y/o ajustarse para reflejar la decisión final de la fianza.
Mientras que los costos directos representan los costos asociados con la instalación física y la finalización en el ámbito de trabajo de la fianza, los costos indirectos representan los costos asociados con la administración y la facilitación de la instalación. Los costos indirectos se dividen en tres categorías: condiciones generales y requisitos generales, gastos generales de oficina en el hogar y ganancias.
Estimación de CTC para condiciones generales y requisitos generales
Esta amplia categoría de costos específicos del proyecto requeridos para el correcto enjuiciamiento del alcance de la fianza, pero no atribuida directamente a la instalación del trabajo en sí, se conoce comúnmente como lugar de trabajo o gastos generales específicos del proyecto. Estos costos varían ampliamente según el proyecto y el comercio con los gastos generales específicos del proyecto de un contratista general, que suelen ser significativamente más altos que los de un subcontratista especializado. Estos costos pueden incluir, entre otros, los siguientes:
La estimación de los costos asociados con los gastos generales específicos del proyecto se puede hacer de manera similar a los costos directos autorrealizados. Dependiendo de la información disponible, se puede usar la proyección de datos históricos de costos o la realización de una estimación independiente de estos costos, o una combinación de los dos. Es importante comprender bien los requisitos del proyecto de la fianza, ya que es posible que se deban tener en cuenta los requisitos específicos del proyecto, tales como: disposiciones para proporcionar espacio temporal de oficina para el obligado o contribuir a un equipo de limpieza compuesto. En general, estos costos no varían mucho de mes a mes. Sin embargo, la secuencia del proyecto debe considerarse para cambios significativos en el trabajo disponible o los requisitos de personal, lo que puede afectar los costos generales asociados específicos del proyecto asociados. Los retrasos potenciales del proyecto y la duración de finalización anticipada también se deben considerar en la estimación de CTC.
Estimación de CTC para gastos generales de oficina en casa (HOO)
Los HOO representan el costo para la administración indirecta del Principal de los proyectos y las operaciones en general, que suelen compartirse en múltiples proyectos. Los costos de HOO pueden incluir, entre otros, los siguientes:
Dependiendo de la información disponible, la estimación de HOO puede ser difícil de realizar, pero a menudo se realiza como un porcentaje del valor del contrato de fianza. El porcentaje variará según el tamaño del Principal y la cartera de proyectos. Un método común para estimar la asignación de HOO de un proyecto es prorratear los costos operativos totales del Principal en toda la cartera del proyecto. Este método se basa en la fórmula básica de Eichleay, que a veces se usa para evaluar los costos de HOO en reclamos de construcción. La fianza puede o no elegir incluir los costos de HOO en su proceso de toma de decisiones; por lo tanto, es importante identificar por separado estos costos potenciales y analizar con la fianza cómo o si debe incluirse en la estimación de CTC.
Estimación de CTC para ganancias
El beneficio representa el beneficio financiero que recibe un contratista por completar un alcance de trabajo contratado. El margen de beneficio es la cantidad en que los ingresos del contrato exceden el CTC del trabajo asociado. Los márgenes de ganancias varían ampliamente según la industria, la ubicación y las condiciones actuales del mercado. La ganancia generalmente no se incluye en una estimación de CTC cuando se espera que el Principal complete el alcance de trabajo de la fianza; sin embargo, el beneficio debe incluirse en la estimación de CTC si se espera que se utilice un contratista diferente para completar el alcance del trabajo de la fianza. Es poco probable que un contratista que no sea el Principal utilizado para completar el trabajo, a menudo conocido como Contratista de cumplimiento, lo haga sin la oportunidad de obtener ganancias.
La estimación de CTC puede ser una herramienta eficaz disponible para la fianza, ya que investiga las demandas de fianzas de cumplimiento y su respectiva exposición. La estimación en sí misma es tan efectiva como la información utilizada en su desarrollo. Por lo tanto, la recopilación de la mayor cantidad de información posible del principal y el obligado es importante, al igual que la diligencia para verificar la exactitud de la información y la documentación proporcionada, así como el desempeño del análisis de exposición. Después del establecimiento de una fecha de corte acordada, el CTC incluye estimaciones de los costos directos e indirectos requeridos para completar el contrato de fianza. Al analizar estos costos, se debe considerar el trabajo realizado por los subcontratistas, los alcances de trabajo que aún no se han comprado, los materiales de los proveedores, el trabajo del Principal y el tiempo requerido para completar la obligación de la fianza. Los costos indirectos, como los seguros, las instalaciones del proyecto, los servicios públicos temporales y otros costos no incorporados específicamente en el proyecto deben analizarse e incorporarse a la estimación según sea necesario. Finalmente, el HOO y el beneficio anticipado también deben considerarse en la estimación. Una vez que se compilan todos estos costos, el CTC está disponible para la fianza a medida que navega a través de las complejidades de un reclamo de fianza de cumplimiento.
Nos gustaría agradecer a Christopher Herron, Steve Todd, PE y Kenny Young por brindar sus conocimientos y experiencia, que fueron de gran ayuda para esta investigación.
Christopher L. Herron es vicepresidente en la práctica de Fianzas de J.S. Held. Tiene amplia experiencia como gerente de proyectos y ha participado en algunos de los proyectos más grandes de construcción con fondos privados en los EE. UU., incluidos los Echelon Resorts y los Fountain Bleu Mega-Resorts de Las Vegas, Nevada. Su trabajo con Fianzas incluye todos los aspectos del desempeño de contratistas en incumplimiento. En el campo de los servicios posteriores a desastres, Chris asistió a MGM en la recuperación de fondos y reconstrucción por un siniestro de $500 millones luego de que el huracán Katrina afectara los Beau Rivage Resorts de Biloxi, Misisipi. También trabajó luego de la supertormenta Sandy asistiendo a los municipios a recuperar fondos de las aseguradoras y de la FEMA.
Puede comunicarse con Chris escribiendo a [email protected] o llamando al +1 631 495 0107.
Steve J. Todd es vicepresidente en la práctica de Fianzas de J.S. Held. Es ingeniero profesional y se especializa en la programación de proyectos, administración de proyectos, análisis de demoras, presupuestos, análisis de productividad y análisis de sobrecosto. En cuanto a los servicios de Fianzas, ha participado en la asistencia a directores y contratistas de finalización. También ha brindado servicios de consultoría para cuestiones en litigio y tiene experiencia en representación de propietarios, incluido asistir a MGM Resorts en el cierre del proyecto de su propiedad de National Harbor de mil millones de dólares.
Puede comunicarse con Steve escribiendo a [email protected] o llamando al +1 631 332 6016.