Perspectivas
Los contratistas, corredores y asegurados a menudo preguntan por qué solicitamos amplia información en nuestra solicitud de información (RFI) sobre riesgos del constructor. La finalidad de estas solicitudes es que estos documentos describan el pasado del proyecto, y esto nos permite familiarizarnos con los pormenores del proyecto, los contratos vigentes, las partes involucradas y el plan del proyecto, no solo antes sino también luego del hecho que dio lugar al reclamo. Proporcionar esta información de manera oportuna luego de un caso de pérdida mejora significativamente la eficiencia del proceso de revisión del reclamo y reduce el tiempo necesario para brindar recomendaciones a la aseguradora sobre los montos de reclamo permitidos o una recomendación final sobre el valor del reclamo o el impacto en la programación.
Una vez que nuestro equipo de riesgos del constructor interviene tras un siniestro, en cuestión de semanas debe ponerse al día con proyectos muy grandes en curso desde hace muchos meses o más, con un volumen significativo de información pertinente. La documentación que se detalla a continuación colabora con esta tarea.
En el transcurso de muchos años y miles de reclamos de riesgos del constructor, hemos recibido comentarios de contratistas, corredores y asegurados que hemos tenido en cuenta en la preparación de una plantilla de RFI que se usa en los reclamos de riesgos del constructor gestionados por J.S. Held. Si bien la lista de requisitos en un primer momento puede parecer extensa, la documentación que pedimos incluye únicamente documentos que el asegurado o su contratista general ("GC") ya debería tener en sus archivos como parte del proceso normal de construcción. Cuanto antes recibamos estos documentos y esta información, mejor preparados estaremos para las reuniones iniciales con el asegurado o el GC para revisar los daños informados. Para que los asegurados proporcionen los documentos necesarios con mayor eficiencia, hemos dividido nuestra RFI en secciones para ayudar a priorizar los documentos que necesitamos y permitir que los asegurados transmitan los documentos en etapas.
Documentos prioritarios del reclamo
La intervención de J.S. Held puede ocurrir días o meses después del siniestro que dio lugar al reclamo, pero independientemente del momento, una de las primeras cosas que debemos comprender es el valor de los daños físicos en orden aproximado de magnitud (ROM) y los retrasos en la programación, si corresponden. La preparación del ROM nos permite comprender mejor el impacto del siniestro y el reclamo en el proyecto general, y nos ayuda a supervisar el progreso de las reparaciones sobre la marcha. Cuando intervenimos pronto tras un siniestro, el ROM puede presentarse en forma de estimación de daños o análisis de programación preliminar donde se muestra el impacto en el proyecto. Si intervenimos más tarde, luego de que se inicien las tareas de restauración, el ROM puede incluir documentos de respaldo como facturas, órdenes de cambio potencial (PCO), facturas de tiempo y material (T&M) o un análisis de programación detallado; sin embargo, en última instancia nos conduce al mismo análisis: determinar el valor potencial y el impacto de tiempo del siniestro que dio lugar al reclamo en el proyecto general.
Además, recibir fotografías de los proyectos permite que nuestro equipo se ponga al día con mayor facilidad, aunque intervengamos semanas o meses después de la fecha de la pérdida. Las fotos que sugerimos presentar incluyen lo siguiente: fotos del siniestro real, fotos que muestren el estado de la construcción en áreas no relacionadas con el siniestro al momento del siniestro, fotos que muestren los daños y fotos que muestren el progreso previo y posterior al hecho. Las fotos de la obra también son importantes para que nuestro equipo analice los planos donde se muestra la magnitud de la pérdida en varias áreas del proyecto. La presentación de estos registros e información, que normalmente son facilitados por el asegurado o el GC, ayuda a nuestro equipo a ponerse al día con mayor efectividad.
Documentos prioritarios de programación
Los documentos de programación nos permiten comprender a la perfección el estado del proyecto con respecto al tiempo y entender mejor el progreso, el estado y el plan antes de la pérdida y el impacto en el proyecto luego de la pérdida. Incluso sin un reclamo por posibles retrasos, las programaciones representan un aspecto importante de nuestra solicitud y nos permiten familiarizarnos mejor con el proyecto. Nuestra solicitud generalmente incluye la programación de base y 3 meses de actualizaciones periódicas de la programación emitidas antes de la pérdida, así como también todas las programaciones producidas luego del siniestro. Cabe destacar que solicitamos copias impresas y versiones "nativas" de las programaciones, tales como Primavera P6 (archivos ".XER"). Las copias nativas nos permiten comprender las relaciones entre las actividades de trabajo (también conocidas como la "lógica") y la ruta crítica del proyecto (que se define como la serie de actividades más larga con el menor monto de reserva, que determina la duración del proyecto). Sin versiones nativas de las programaciones, es mucho más difícil comprender las relaciones entre las actividades de trabajo y los cambios realizados en las programaciones durante el proceso de actualización; sería como tratar de comprender las ecuaciones en un libro de ejercicios de Excel únicamente con un archivo PDF: muy difícil.
En caso de que haya un posible retraso en el proyecto, pedimos que el asegurado o el GC elabore una descripción del retraso para explicar y definir el período del retraso. Para ello, lo más fácil es mostrar un fragmento del reclamo en la programación. Esto ayudará a determinar si el hecho afecta directamente la programación o la ruta crítica y extiende la fecha de finalización prevista del proyecto luego de la fecha de finalización prevista antes de la pérdida.
Documentos prioritarios de contratos
Este probablemente sea uno de los más sencillos de nuestros requisitos, ya que casi todos los proyectos de construcción son definidos por los documentos del contrato. El contrato celebrado entre el Propietario y el GC establece la relación entre las partes, el tipo de contrato (pago único, costo con comisión que no se debe superar, etc.), la fecha de finalización del contrato y muchos otros términos contractuales importantes. Los acuerdos de subcontrato celebrados entre el GC y los diversos subcontratistas que intervienen en las reparaciones de la pérdida establecen la relación de trabajo entre estas partes y las estipulaciones de incremento de precios. Estos documentos son fundamentales para que podamos comprender la relación entre las distintas partes que trabajan en las reparaciones de la pérdida.
Además, pedimos que se provean todas las solicitudes de pago aprobadas junto con la programación original de valores (SOV) del proyecto. Utilizamos estos documentos para entender el progreso de facturación del proyecto al momento de la pérdida, lo cual ayuda a establecer el porcentaje completado junto con las programaciones CPM del proyecto.
Documentos prioritarios de administración de cambios y proyectos
Los registros de órdenes de cambio potencial (PCO) y órdenes de cambio (CO) nos ayudan a comprender si se agregó un alcance, valor o tiempo adicional al proyecto antes de una pérdida. Estos documentos por lo general registran cuándo se enviaron cambios potenciales y si fueron rechazados, aprobados o ejecutados, y cuándo se incluyeron como parte del valor del contrato modificado o la duración del proyecto antes de un siniestro. La RFI y los registros de envíos también nos ayudan a comprender si hubo alguna aclaración provista por el equipo de diseño sobre las áreas afectadas por la pérdida.
Mientras que las solicitudes de pago y la programación del proyecto nos dan una descripción general del proyecto hasta la fecha de la pérdida, las actas de reuniones y los informes diarios nos proporcionan más detalles para comprender los detalles del proyecto, los posibles problemas identificados y el tamaño y la ubicación de los equipos en distintas áreas hasta la pérdida. Esto nos ayuda a determinar mejor el progreso del proyecto antes del siniestro.
Solicitudes prioritarias específicas del proyecto
Incluimos esta sección para solicitudes específicas del proyecto que pueden ser importantes en nuestra evaluación del evento de pérdida. Puede incluir varios informes de ingeniería, certificados de ocupación (CO), incluidos certificados de ocupación temporal (TCO), cartas de la autoridad con jurisdicción (AHJ, también conocida como el departamento de construcción), etc. En algunos casos, movemos estos elementos a la Fase II si son menos importantes para nuestra investigación inicial del proyecto.
Nuestro objetivo con la Fase I de nuestra RFI es reunir la información necesaria para ponernos al día con el proyecto lo más rápido posible y, al mismo tiempo, darle más tiempo al asegurado para recopilar y responder a las solicitudes más detalladas.
Documentos secundarios del proyecto
La sección Fase II de nuestra RFI solicita los documentos suplementarios/complementarios para nuestras solicitudes iniciales, lo cual nos permite revisar mejor los documentos necesarios para comprender en mayor profundidad el proyecto.
Como complemento de la programación del proyecto en la solicitud de nuestra Fase I, la recepción de los informes mensuales del proyecto de los tres meses antes de la pérdida (y los meses posteriores a la pérdida) nos ayuda a garantizar una descripción integral del estado del proyecto. Estos informes normalmente son redactados por el contratista y brindan información sobre todo el proyecto con respecto al estado de la construcción en todas las áreas del proyecto. Revisar estos informes mensuales junto con las programaciones nativas, los informes diarios y las actas de reuniones nos permite comprender el proyecto en mayor detalle.
La sección Fase II de Documentos de contratos realiza una revisión más profunda de la información del proyecto, que incluye órdenes de cambio ejecutadas, programación de valores y acuerdos de contratos adicionales entre el propietario y los arquitectos, ingenieros, jefes de obras, etc. Esta información permite conocer los términos y condiciones negociados previamente que tal vez no estén descritos en el Contrato de construcción.
Finalmente, solicitamos documentos como correspondencia (tal como correos electrónicos), inspecciones de terceros, informes diarios, actas de reuniones y documentos de diseño de contratos para comprender mejor los pormenores del proyecto. Estos documentos a menudo brindan información adicional sobre programación, progreso y recursos (mano de obra, materiales y equipos) que se utiliza en nuestra revisión del reclamo.
Además de la cobertura de daños a la propiedad del activo, la mayoría de los proyectos de construcción que son un trabajo en curso tienen coberturas de seguro adicionales disponibles para los asegurados. Estas coberturas adicionales se extienden para proteger la inversión financiera y las ganancias operativas anticipadas de la operación comercial prevista que se pretende iniciar en el activo dañado. Estas coberturas funcionan "en conjunto" y están muy relacionadas con la evaluación de daños a la propiedad y el retraso posterior. Estas áreas de cobertura se denominan coberturas de costos indirectos y por interrupción de los negocios (BI). Estas coberturas están directamente relacionadas con un retraso posterior a la finalización del proyecto tras un evento de daños a la propiedad cubierto. Para obtener más información sobre las diferencias entre los riesgos del constructor y los daños a la propiedad en las pérdidas cubiertas por el elemento tiempo, consulte el artículo ¿En qué difieren los reclamos por riesgos del constructor de los reclamos por daños a la propiedad?.
Las pólizas de riesgos del constructor proporcionan una variedad de coberturas de seguro. Cada compañía de seguros tiene términos específicos de sus pólizas y coberturas, pero hay algunas coberturas relativamente estándares. La revisión de los términos específicos de la póliza y de las coberturas por parte de los ajustadores de seguros es muy importante cuando interpretan la cobertura y asesoran a los consultores sobre el cálculo de los posibles costos adicionales y el asesoramiento a los ajustadores de seguros.
Se requiere documentación probatoria de las pérdidas de costos indirectos y BI para respaldar los reclamos del asegurado y para proporcionar a los ajustadores información en el proceso de ajuste de los reclamos de costos indirectos y por BI. Cierta documentación de daños a la propiedad también suele ser relevante en la revisión y el análisis de las pérdidas por costos indirectos y por BI. La coordinación entre los consultores y ajustadores de daños a la propiedad, costos indirectos e interrupción de los negocios es necesaria, especialmente en la evaluación del período de retraso y para garantizar que no haya duplicación de costos.
Cobertura y período de cobertura
El objetivo principal de una póliza de riesgos del constructor es proporcionar cobertura de seguro para los proyectos de desarrollo y suele estar en vigencia hasta el final de la construcción. La cobertura de riesgos del constructor por lo general se relaciona con una nueva construcción, pero también puede ser para proyectos de remodelación o renovación importantes. Dependiendo del uso de la propiedad construida, el final del período de construcción puede ser cuando una autoridad jurisdiccional emite un Certificado de ocupación temporal o permanente (TCO o CO). Por ejemplo, para proyectos de alquiler residenciales y comerciales generalmente hay requisitos antes de que el estado de los proyectos pueda pasar de cobertura de seguro de riesgos del constructor a un seguro permanente, como ocupación de alquiler porcentual, ingresos por ventas o unidades vendidas. En el caso de los proyectos de construcción para uso personalizado y altamente especializados, puede haber requisitos adicionales para calificar para la finalización del proyecto. Por ejemplo, puede haber requisitos operativos de uso especial antes de calificar para el estado permanente.
Costos indirectos
La finalidad de la cobertura de costos indirectos es asegurar los riesgos económicos causados por retrasos en el proyecto resultantes de un peligro cubierto. El costo de reparar o reemplazar la propiedad dañada, por lo general, estará cubierto por el seguro de propiedad e incluirá: el costo de retirar los escombros de la propiedad dañada, de comprar materiales nuevos y la mano de obra involucrada en el reemplazo de la propiedad dañada por la propiedad nueva. Sin embargo, dependiendo de los términos precisos de la póliza, la cobertura tradicional de BI, incluidos gastos extras y la agilización de los gastos, puede no reembolsar a un asegurado determinadas pérdidas económicas, como gastos de publicidad y promoción, comisiones o cargos para la renegociación de alquileres, primas de seguro adicionales de la cobertura de propiedad y de responsabilidad civil necesaria que debe estar vigente durante el tiempo adicional que llevará finalizar el proyecto, intereses sobre préstamos para la construcción, impuestos y alquiler de equipos de construcción no específicamente involucrados en la reparación de la propiedad dañada.
Muchos proyectos de construcción incluyen costos significativos antes, durante y, a veces, después de los costos de construcción físicos directos reales. Los costos previos a la construcción relacionados con un proyecto de desarrollo suelen incluir costos asociados como los impuestos sobre la propiedad, la financiación, los profesionales de ingeniería, arquitectura, legales, de marketing y otros. En general, los términos de costos indirectos indican que la cobertura está sujeta a una "causa de pérdida cubierta", y "costos indirectos" hace referencia a gastos adicionales por encima de lo previsto. (Nótese el uso de la palabra "adicionales". Esto es intencionado y pretende dar a entender que la cobertura es solo para los costos adicionales por encima de los costos en los que se habría incurrido si no hubiera habido retraso en la construcción. También es intencionado que los "costos indirectos" se limiten a costos que están indicados en una póliza de seguro específica y pueden variar de las coberturas generales normales.) Los costos previstos se basan en la fecha prevista de finalización del proyecto.
Los costos indirectos de un sitio de proyecto de construcción cubierto típico se producen debido a una causa de pérdida cubierta que retrasa el proyecto, y suelen limitarse únicamente a lo siguiente:
Deducibles de costos indirectos e interrupción de los negocios
Un deducible completo en una póliza de riesgos del constructor puede incluir la cobertura de la propiedad, así como los costos indirectos, las pérdidas por BI y otras coberturas complementarias. Estos deducibles pueden ser un monto en dólares establecido o un deducible establecido por período de espera sensible al tiempo. Los deducibles suelen indicarse por separado para pérdidas de propiedad, costos indirectos y pérdidas por BI.
También puede haber deducibles personalizados, incluidos deducibles basados en un porcentaje de valores o valores por período de días equivalentes. A menudo es necesario consultar a los ajustadores de seguros para determinar cómo se calculan y aplican los deducibles en forma exacta.
Retraso frente a la interrupción de los negocios y valores de alquiler y venta
Tanto los reclamos por daños a la propiedad como los reclamos de riesgos del constructor pueden tener un componente de BI. En el caso de los reclamos por daños a la propiedad, la BI suele basarse en la cantidad de tiempo que se retrasó la instalación debido a las reparaciones de daños físicos cubiertos.
En los reclamos de riesgos del constructor, el componente de BI puede deberse a que un asegurado no puede usar la instalación para su fin previsto de generación de ingresos. En estos reclamos, un experto en contabilidad forense analiza la información financiera enviada por el asegurado para verificar la BI, en un proceso similar al reclamo de BI por daños a la propiedad. Sin embargo, los reclamos por riesgos del constructor también pueden tener un componente de retraso, que los reclamos por daño a la propiedad no tienen. Cuando existe un componente de retraso en un reclamo, que es un riesgo inherente a los reclamos por riesgos del constructor, el experto en riesgos del constructor necesita determinar cómo afectó la pérdida al progreso de la construcción y a la culminación sustancial del proyecto general. Revisa los cronogramas anteriores a la pérdida, las fotos de la inspección del sitio, los registros diarios y otros documentos del proyecto para determinar para cuándo estaba programada la finalización del proyecto.
La RFI proporcionada a los asegurados incluye solicitudes estándares básicas de documentación e información financiera, pero en algunas situaciones también incluye solicitudes personalizadas específicas relacionadas con negocios e industrias especializados.
La cobertura de riesgos del constructor presenta cuestiones singulares que deben abordarse, y a menudo se abordan, antes de que comience la construcción. Los formularios de las pólizas son diferentes y los términos y condiciones precisos necesarios deben reflejarse en los documentos de construcción y ser revisados en detalle por todos los interesados. Los reclamos de riesgos del constructor difieren mucho, en cuanto a su naturaleza, de otros reclamos de seguros de propiedad, ya que ocurren durante el transcurso de la construcción cuando la propiedad puede estar en diversas etapas de ejecución. La pérdida puede afectar el proyecto en su totalidad o el progreso de otras actividades del proyecto no consideradas al momento de la pérdida. Nuestro uso de nuestra plantilla de RFI estandarizada para la solicitud de documentos ofrece un enfoque específico y eficiente basado en prioridades, que agiliza el análisis del reclamo para todas las partes implicadas en la recuperación del proyecto tras una pérdida.
Agradecemos a nuestros colegas Keegan Petty, Katie Twomey, Micah Pilgrim y John Curran por proporcionar los conocimientos y experiencia que fueron de gran ayuda en esta investigación.
Keegan Petty es director ejecutivo séniorde la práctica de Riesgos del Constructor de J.S. Held. Keegan ha trabajado en algunas de las reclamaciones de riesgo de propiedades y constructores más grandes manejadas por la compañía, incluidas las reclamaciones del World Trade Center después del huracán Sandy y el Proyecto del Túnel de Seattle. Su trabajo consiste principalmente en reclamos de riesgo de constructores, análisis de reclamos por demora, evaluaciones de daños en el sitio, monitoreo del sitio, desarrollo de estimaciones de reparación y asistencia en litigios. Ha trabajado como estimador y como gerente de proyectos para un gran contratista comercial en el área de Seattle, Bayley Construction. Su experiencia en administración de proyectos en el sitio incluye proyectos que van desde los $800,000 hasta los $68 millones, con antecedentes en estimación, programación, coordinación de subcontratistas, operaciones diarias y más.
Puede contactarse con Keegan enviando un correo electrónico a [email protected] o llamando al +1 510 313 1396.
Katie Twomey es directora general ejecutiva de la práctica de Riesgos del Constructor de J.S. Held. Katie Twomey se desempeña como jefa del grupo de Riesgo del constructor. Katie aporta una vasta experiencia en análisis de demoras y de la variable del tiempo, programación del método de la ruta crítica (CPM), contratos, administración de costos y estimaciones para una amplia variedad de proyectos. Las tareas de Katie se centran principalmente en el análisis de demoras y programación, análisis de costos y estimaciones, litigios e inspección de sitios. Katie aporta su experiencia para la resolución de reclamaciones de seguros complejas, tanto en pérdidas por riesgo del constructor como daños a la propiedad. El trabajo de Katie fue decisivo para la resolución de un gran número de reclamos en proyectos de distintas áreas, entre ellas residencial, comercial, hotelera, industrial, educativa, deportiva y naval, así como en edificios modulares, de oficinas y de hospitales.
Puede contactarse con Katie enviando un correo electrónico a [email protected] o llamando al +1 206 895 9522.
Micah Pilgrim es vicepresidente sénior de la práctica de Contabilidad Forense - Servicios de Seguros de J.S. Held. Micah se especializa en medición de daños económicos y contabilidad forense. Su experiencia incluye casi todas las industrias y la medición de daños causados por interrupción del negocio, defectos de construcción, disputas de contratos, pérdidas de propiedad, pérdidas consecuentes, fraude, responsabilidad civil sobre el producto, casos de nómina y disputas de pagos a los empleados. El señor Pilgrim tiene una gran experiencia en la medición de pérdidas de recursos naturales, incluyendo madera, leña, cultivos, energía eólica y biodiésel. Sus asignaciones por fraude incluyen desfalco, reclamos de construcción, robo de efectivo, robo de inventario y otra propiedad privada, así como deshonestidad del empleado.
Puede contactarse con Micah enviando un correo electrónico a [email protected] o llamando al +1 206 895 9527.
John Curran es vicepresidente sénior de la práctica de Contabilidad Forense - Servicios de Seguros de J.S. Held. Curran ha testificado como perito en numerosas ocasiones en procesos ante tribunales estatales y federales y también ha prestado declaración como testigo. Ha revisado más de 900 reclamos por interrupción de los negocios y daños físicos para compañías de seguros y demandantes, cuyas industrias incluyen productos forestales, procesamiento de alimentos, minería, fabricación general, venta minorista, servicios, hotelería, centros médicos, hospitales, centros y organizaciones de investigación, y bienes raíces. Su experiencia incluye la consulta y asistencia en la organización de documentación de respaldo de reclamos; revisión detallada e investigación de documentación para respaldar la medición de reclamos presentados; análisis de cumplimiento de reclamos con contratos de seguros, incluidas disposiciones del contrato sobre pérdidas reales sufridas; preparación y presentación de informes orales y/o escritos sobre revisión y análisis; y asistencia a partes con el objeto de resolver y liquidar los problemas de medición de la interrupción de los negocios de acuerdo con los contratos de seguro.
Puede comunicarse con John escribiendo a [email protected] o llamando al +1 206 895 9514.
Cuando los analistas del cronograma de construcción solicitan documentos para realizar una revisión forense de un proyecto de construcción, los contratistas a menudo proporcionan archivos no nativos que documentan la información del cronograma del proyecto. No obstante, estos archivos no siempre son suficientes. En este documento técnico...
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