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Archivos nativos del cronograma: qué nos dicen y por qué los necesitamos

J.S. Held expande su práctica en consultoría de equipos con la adquisición de Failure Analysis & Prevention

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Introducción

Cuando se solicitan documentos para su revisión en un proyecto, es común que el contratista proporcione un archivo no nativo (es decir, formato de documento portátil o ".PDF") de información de cronograma del proyecto en lugar del archivo cronograma nativo que se origina en el software de programación que lo produjo. Los contratistas pueden tener diversas razones para hacerlo, pero la información presentada en un formato de archivo no nativo, como un PDF, no siempre es suficiente para discernir, de manera clara o completa, la información necesaria de las actividades del proyecto para permitir un análisis.

El propósito de este artículo es analizar:

  • Cómo funciona el cronograma de un proyecto
  • La diferencia entre archivos de cronogramas nativos y no nativos (por ejemplo, PDF)
  • Por qué se solicitan y requieren archivos de cronogramas al revisar un cronograma
  • Por qué los contratistas suelen ser reacios a brindar archivos cronogramas nativos
  • Lo que las firmas de consultoría profesionales deberían hacer para proteger la información confidencial y ofrecer tranquilidad ante las preocupaciones de los clientes

Cómo funciona el cronograma

Para comprender por qué es importante tener cronogramas nativos, primero se debe comprender cómo funciona un cronograma. Comencemos con los aspectos básicos:

Cronograma del proyecto

Este es el plan para la construcción del proyecto que generalmente es creado por el gerente de construcción o el contratista general y describe los medios y métodos de construcción, secuencia y duración de las actividades, generalmente en formato de gráfico de barras o gráfico de "Gantt". En formato nativo, el cronograma del proyecto es el programa o archivo de datos electrónicos que utiliza software de programación como Primavera de Oracle (extensión de archivo nativo P6 ".XER") o Microsoft Project (extensión de archivo nativo ".MPP").

Ruta crítica

La ruta crítica del proyecto es la cadena continua más larga de eventos que establece la duración mínima general del proyecto.

Flotación total

Esta es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una actividad desde su fecha de inicio anticipada sin retrasar la fecha de finalización del proyecto.

En la Figura 1 a continuación se puede ver el ejemplo de un cronograma:

 
FIGURA 1 - Ejemplo de un cronograma
FIGURA 1 - Ejemplo de un cronograma

En el ejemplo anterior, la ruta crítica se indica con barras de color rojo y cada actividad tiene una flotación total de 0 días. Además, hay varias actividades que tienen una flotación total mayor que 0, lo que indica que no son críticas.

Lógica: predecesores y sucesores

Para que el cronograma de un proyecto se calcule correctamente, las actividades del cronograma deben estar conectadas por la lógica del cronograma: predecesores y sucesores. Las actividades que preceden a una actividad en una secuencia lógica se denominan predecesoras, y las que vienen después de una actividad en la secuencia lógica se denominan sucesoras. La lógica del cronograma representa la secuencia de actividades planificadas por el contratista para completar el proyecto. Las actividades de un cronograma deben estar vinculadas lógicamente al cronograma para que se incluyan de modo preciso en los cálculos de flotación generales. El análisis de un cronograma incluirá la revisión de las actividades que están vinculadas lógicamente a una actividad determinada a través de relaciones predecesoras o sucesoras.

Estas relaciones se muestra en la Figura 2.

 
FIGURA 2 - Relación entre predecesores y sucesores
FIGURA 2 - Relación entre predecesores y sucesores

En la Figura 2, las flechas representan los vínculos lógicos entre las actividades. Por lo tanto, en el cronograma anterior, "Excavación y cimientos" es un predecesor y "Sistema de techos" es un sucesor de "Superestructura y marco estructural exterior".

Por qué son importante los cronogramas nativos

Un cronograma de construcción representa el plan del contratista para construir el proyecto. Establece cada actividad necesaria para el proyecto y los vincula con los predecesores y sucesores, indicando el orden en que las actividades se completarán según los medios y métodos del contratista. Por lo general, se entrega un PDF del cronograma cuando se solicitan los documentos para revisar un proyecto. Sin embargo, la información presentada en un PDF está sujeta a la persona que crea el informe y, por lo tanto, es posible que no incluya columnas como la flotación total, que son necesarias para determinar la ruta crítica de un cronograma. Además, no siempre es posible determinar las actividades impulsoras definitivas para la ruta crítica o subcrítica del proyecto sin poder ver los vínculos lógicos (predecesores y sucesores) de las actividades. Alternativamente, la codificación por colores de las actividades también indica si una actividad se considera crítica o no típica: el rojo denota actividades críticas y el verde denota actividades "en progreso" o "futuras" (pero no críticas). Sin embargo, la configuración se puede cambiar para que los PDF recibidos no incluyan todas las columnas necesarias para un análisis. También es posible que se hayan copiado en blanco y negro. Consulte la Figura 3 a continuación:

 
FIGURA 3 - Cronograma copiado en blanco y negro
FIGURA 3 - Cronograma copiado en blanco y negro

El ejemplo de PDF que se muestra arriba esencialmente solo proporciona una lista de las actividades del proyecto y no proporciona ninguno de los detalles necesarios para analizar el flujo de construcción planificado, la interacción entre las actividades y cuán críticas son ciertas actividades. Por lo tanto, utilizar estos datos únicamente no permite determinar qué impacto tendrían ciertos eventos o cambios en el cronograma general.

La versión nativa del cronograma incluye transparencia en los detalles necesarios y le permite al analista del cronograma filtrar y analizar "rutas" individuales de trabajo, o una secuencia específica de actividades.

La Figura 4 (a continuación) muestra un cronograma al que se le aplicó filtros para mostrar la ruta más larga/crítica del proyecto:

 
FIGURA 4 - Cronograma con filtros para mostrar la ruta más larga/crítica del proyecto
FIGURA 4 - Cronograma con filtros para mostrar la ruta más larga/crítica del proyecto

Al usar el cronograma nativo, el analista del cronograma puede elegir una actividad y determinar su predecesora y sucesora:

 
FIGURA 5 - Actividad
FIGURA 5 - La actividad "A1110--Trabajo de electricidad" está marcada

La figura 5 (arriba) es el mismo ejemplo, pero con el cursor resaltando la actividad "A1110 - Trabajo de electricidad". Como se muestra en la captura de pantalla anterior, la actividad predecesora del trabajo de electricidad es la actividad "A1100 - Trabajo mecánico", y la actividad sucesora es la actividad "A1140 - Acabados interiores" (consulte la pestaña"Relaciones" en la parte inferior del gráfico).

Los ejemplos que se han analizado son ejemplos básicos de la visualización que tendrá el analista de cronograma de los detalles del cronograma del CPM cuando utilice un cronograma de proyecto nativo. Si se proporciona un cronograma nativo, existe una amplia gama de otras tareas que un analista de cronograma puede realizar para comprender mejor cómo se está desempeñando el proyecto, como por ejemplo:

  • Agregar actividades para ayudar a determinar el impacto o actualizar el progreso de las actividades hasta una fecha determinada para determinar el progreso del proyecto
  • Mostrar comparaciones en paralelo de un cronograma base con una actualización presente
  • Mostrar informes que muestran cambios lógicos, inicio y finalización tardíos, actividades fuera de secuencia, actividades sin predecesores y sucesores, revisión de restricciones y cambios de duración

En última instancia, el cronograma nativo proporciona la transparencia necesaria en los detalles del cronograma y permite que el analista de cronograma forense elimine posibles suposiciones en un análisis asociado con la revisión de un cronograma en PDF porque puede analizar correctamente el detalle completo del cronograma y comprender el plan del contratista/propietario para la construcción del proyecto.

Solicitud de acceso a archivos nativos

En cualquier tipo de análisis de cronograma forense, ya sea para un reclamo de seguro, disputa de contrato o como parte de las responsabilidades de representación de propietarios, los archivos nativos de cronograma son de vital importancia y los expertos deben solicitar acceso a ellos. En los casos en los que un cliente no sea el asegurado o no sea el contratista general (es decir, el cliente es el desarrollador), se le puede informar al cliente que los archivos nativos no están disponibles. Eso puede suceder si no se completó una actualización de cronograma en particular. Sin embargo, si se proporcionó el PDF de un cronograma, entonces el archivo nativo existe y debe estar disponible o se debe poder obtener a través del registro del proyecto. Proporcionar archivos de cronogramas nativos no es más difícil que enviar cualquier otro tipo de archivo y no conlleva ningún gasto adicional.

En ocasiones, el contratista general puede expresar preocupación por la naturaleza de propiedad de sus cronogramas y puede citar esto como razón para no proporcionarlos. Por lo general, la preocupación de un asegurado al proporcionar cronogramas nativos es que la lógica dentro de sus cronogramas es parte de la implementación estratégica de un proyecto o, en otras palabras, proporciona su "ventaja competitiva" y podría estar disponible públicamente. Sin embargo, las empresas consultoras profesionales y sus expertos no desean comprometer su reputación transmitiendo información confidencial recibida como parte del trabajo realizado en nombre de sus clientes. Además, para aliviar las inquietudes de los contratistas, las empresas de renombre suelen firmar acuerdos de confidencialidad según sea necesario en lo que respecta a cualquier solicitud de información que un cliente o contratista considere confidencial.

Como se mencionó anteriormente, los archivos nativos son importantes para el trabajo de análisis de cronograma forense para los clientes y son fundamentales para cualquier determinación de retraso e interrupción del negocio. Sin los archivos nativos, los consultores tienen una capacidad limitada para tomar una determinación definitiva de la demora. Tener acceso a los archivos nativos proporciona una mayor transparencia en los detalles del cronograma y el estado del proyecto y puede eliminar la necesidad de proporcionar un rango de demoras o interrupciones, lo que podría dar lugar a una negociación de liquidación menos favorable que en una situación en la que se realizó una determinación más concluyente de la demora.

Conclusión

Todas las partes deben comprender la importancia de los archivos de cronogramas nativos para un proyecto y para cualquier análisis de retrasos en el cronograma. El mantenimiento de archivos de cronogramas nativos se debe requerir en las condiciones generales del contrato del proyecto y es una práctica recomendada reconocida por la industria para los procedimientos de control del proyecto. Los puntos clave desarrollados en este documento son:

  • Un archivo de cronograma nativo es la versión electrónica del plan de construcción del proyecto, que generalmente es creado por el gerente de construcción o el contratista general y describe la secuencia y duración de las actividades de construcción.
  • Un cronograma nativo es fundamental porque permite al planificador que realiza el análisis comprender completamente el plan de construcción del contratista, la interacción entre las actividades y cualquier impacto que los eventos puedan tener en el cronograma.
  • Si se creó un archivo de cronograma en formato PDF, debería estar disponible en formato nativo.
  • Una empresa profesional de renombre y sus expertos deben solicitar los archivos de cronogramas nativos como parte del análisis de un reclamo por retraso en el cronograma o interrupción del negocio. La información proporcionada se trata como información confidencial y la empresa profesional debería estar dispuesta a firmar un Acuerdo de no divulgación para dejar tranquilo al contratista.
  • Tener acceso a los archivos nativos puede eliminar las suposiciones en un análisis de retraso y puede llevar a una determinación más concluyente del retraso o la reparación/restauración.

J.S. Held | Acerca de los autores

Jan Inguagiato es directora gerente sénior de la práctica de Riesgos del Constructor de J.S. Held. Jan es una experta en construcción especializada en programación, retrasos, costos y gestión de proyectos. La experiencia de Jan incluye una gama de proyectos de energía, transporte, industrial, hoteles/condominios, residencial y comercial. Jan tiene más de 22 años de experiencia en el campo de la construcción, tanto como consultora para grandes y complejas pérdidas de seguros, enfocándose en la programación de la construcción y la evaluación de costos, como gerente de proyectos para una gran empresa global de diseño y construcción. Además, Jan trabaja con desarrolladores y empresas de construcción para ayudar con la programación, revisiones de costos y administración de proyectos.

Puede comunicarse con Jan escribiendo a jinguagiato@jsheld.com o llamando al +1 407 707 5008.

Melissa Impastato es directora gerente de la práctica de Riesgos del Constructor de J.S. Held. Ha sido una profesional de la construcción durante casi 20 años y tiene una amplia experiencia en gestión de proyectos, contratación general y operaciones de construcción. El área de experiencia de Melissa se concentra en la planificación y programación de la construcción, la evaluación de costos y la planificación comercial. Antes de unirse a J.S. Held, Melissa fue vicepresidenta de operaciones para Urban Investment Partners (UIP), propietaria/promotora/contratista integrada verticalmente y especializada en inversiones multifamiliares. También pasó 15 años en Clark Construction Group, uno de los contratistas más importantes del país y el contratista general más grande de propiedad privada.

Puede comunicarse con Melissa escribiendo a mimpastato@jsheld.com o llamando al +1 202 315 1648.

Andrew Hennemuth es director gerente sénior de la práctica de Riesgos del Constructor de J.S. Held. Ha sido profesional de la construcción por más de 17 años y tiene amplia experiencia en gestión de proyectos, contratación general y consultoría en construcción. Andrew ha aconsejado en una variedad de proyectos complejos a lo largo de los Estados Unidos y Canadá con mayor concentración en programación de construcción, evaluación de costos y planeación de proyectos. La experiencia de Andrew demuestra conocimientos prácticos comprobados en el terreno de la construcción. Con J.S. Held, Andrew ha sido consultor en varios proyectos grandes y complejos de riesgos del constructor, reclamos por daños físicos y reclamos por defectos en la construcción.

Puede comunicarse con Andrew escribiendo a ahennemuth@jsheld.com o llamando al +1 202 765 2933.

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