Perspectivas
J.S. Held refuerza su práctica del Derecho de Familia con la adquisición de activos de Luttrell Wegis
LEER MÁSEn la industria de restauración de propiedades, la facturación de mitigación de tiempo y materiales (T&M) puede ser compleja y, si no se maneja con cuidado, estar plagada de errores. Los profesionales de reclamos se encuentran a menudo revisando facturas inexactas, incompletas o infladas, lo que dificulta la evaluación del costo real del trabajo realizado.
Como consultores de construcción especializados en este campo, nos encontramos con estos errores a diario. En este artículo, identificamos cinco errores de facturación comunes y ofrecemos soluciones prácticas para que los profesionales de reclamos puedan sortear estos desafíos, tanto si participan al comienzo del proceso como después de que el trabajo se haya completado.
Muchos contratistas de restauración generan facturas una vez terminado el trabajo, utilizando estimaciones basadas en unidades en lugar de cargos reales por tiempo y materiales. Estas estimaciones están diseñadas para predecir la cantidad media de mano de obra, materiales y equipos necesarios para completar un trabajo. Sin embargo, no suelen reflejar los costos reales incurridos, lo que da lugar a discrepancias significativas en la facturación. Esta práctica tiene como resultado el cobro excesivo por materiales no utilizados o mano de obra que no era necesaria.
Es importante incentivar al contratista para que pase de la facturación basada en estimaciones a informes de tiempo y materiales en cuanto comience el proyecto. Asegúrese de realizar un seguimiento diario a la mano de obra y los materiales reales y de que se incluyan en los registros de facturación. La revisión periódica de estos registros permite auditar los costos en tiempo real.
Si ya se generó la factura, solicite desgloses detallados de los costos reales incurridos, incluidos recibos, registros de uso de materiales e informes diarios de mano de obra. Utilice esta información para comparar el uso real con la estimación y ajustar la factura según sea necesario.
En ocasiones, los contratistas facturan la mano de obra temporaria subcontratada o el equipo alquilado con sus propias tarifas de empleados o equipos. Sin embargo, los trabajadores temporarios y los equipos alquilados no suponen los mismos gastos generales que los empleados a tiempo completo o los equipos propios. La facturación con estas tarifas más elevadas da lugar a costos inflados que no reflejan fielmente los gastos del contratista.
Solicite a los contratistas que presenten las facturas de los subcontratistas y los recibos de alquiler a medida que se realicen los trabajos. Estos documentos deben constituir la base de los costos de tiempo y materiales, con la aplicación de un sobreprecio razonable. Vigile de cerca el uso de subcontratistas y equipos alquilados, y asegúrese de que las tarifas reflejan los costos reales.
Una vez presentada la factura, pida comprobantes de los gastos reales a terceros subcontratistas y empresas de alquiler. Compárelos con la hoja de tarifas del contratista para comprobar que el precio es justo y aplicar los sobreprecios adecuados.
Un problema común se produce cuando los contratistas agregan múltiples niveles de honorarios de gestión y sobreprecios al trabajo subcontratado. Esto suele traducirse en una "gestión de los gestores" y un "sobreprecio al sobreprecio", en el que tanto el subcontratista como el contratista aplican sus propias capas de estos elementos; esto da lugar a una facturación excesiva e injustificada.
Establezca desde el principio un diálogo claro con el contratista acerca de cómo se facturarán los servicios subcontratados. Asegúrese de que solo se aplique una capa de sobreprecio, ya sea por parte del contratista o del subcontratista, y que las tarifas de gestión adicionales no se dupliquen.
Cuando reciba una factura, compruebe los sobreprecios del subcontratista. Si la factura del subcontratista ya incluye honorarios de gestión o sobreprecio, hable con el contratista sobre la eliminación de cualquier capa adicional de sobreprecio de la factura final.
La recopilación de datos precisos durante la mitigación es crucial para determinar la cantidad adecuada de equipos de restauración necesarios. Si un contratista no calcula las necesidades de equipos antes de iniciar el proceso de secado, el resultado suele ser que sobren o falten equipos, lo que prolonga el tiempo de secado y aumenta los costos. Sin documentación de las lecturas de control adecuadas (como lecturas psicrométricas, lecturas del contenido de humedad del material o mapas de humedad) tomadas a los intervalos adecuados, no puede tomar decisiones de secado oportunas ni ajustar el uso del equipo de forma eficiente. Esto puede dar lugar a gastos de equipos innecesarios y a tiempos de secado prolongados. Incluso cuando estas lecturas se realizan correctamente, muchas veces no se utilizan de manera adecuada para hacer las observaciones y tomar las decisiones apropiadas en el proceso de secado, lo que resulta en ineficiencias sustanciales en las tareas de secado.
Asegúrese de que el contratista sigue las normas del sector (como IICRC S500) para la colocación y supervisión de equipos. Solicite informes periódicos de los datos psicrométricos, las lecturas del contenido de humedad y los mapas de humedad, y utilícelos para evaluar si el equipo se está utilizando de forma eficiente. Establezca la expectativa de que el contratista proporcione registros diarios detallando sus interpretaciones sobre los datos recopilados, así como las observaciones y decisiones tomadas durante el proceso de secado.
Si la factura se basa en cargos por equipos que parecen excesivos, pida todos los datos pertinentes, como cálculos de equipos, registros psicrométricos, registros diarios y mapas de humedad para confirmar si el equipo fue necesario durante el tiempo que se utilizó. Si faltan datos o están incompletos, negocie una reducción de los cargos por los equipos.
A veces, los contratistas aplican tarifas porcentuales arbitrarias para cubrir costos imprecisos o no documentados, como el "apoyo logístico externo" o los "gastos en casos de catástrofe". Estos gastos suelen ser innecesarios y dan lugar a facturas infladas que no se corresponden con los costos reales.
Desde el principio, exija al contratista que detalle todos los costos previstos. Asegúrese de que no se aplican porcentajes para cubrir gastos imprecisos o no justificados, y pida facturas o recibos reales de todos los gastos.
Una vez finalizado el trabajo, cuestione las tarifas basadas en porcentajes que figuran en la factura. Pida al contratista que presente documentación sobre los costos reales de los conceptos que se supone que cubren estas tarifas. Negocie para eliminar los cargos no justificados.
Los consultores expertos entienden lo compleja que puede ser la facturación de la mitigación de tiempo y materiales. En este documento se exponen algunos de los problemas más comunes, cada uno de los cuales puede aumentar considerablemente los costos si no se gestiona de manera adecuada. Al abordar estas cuestiones en una fase temprana, los profesionales de reclamos pueden ahorrar tiempo, reducir costos y garantizar que el trabajo se realice de forma eficiente.
Independientemente de que participe desde el principio o esté revisando un proyecto terminado, los expertos adecuados pueden ayudar, apoyándose en su experiencia en la revisión de facturas de mitigación y el asesoramiento sobre soluciones con una buena relación costo-beneficio. Si usted o su organización necesitan ayuda en un proyecto difícil o simplemente quieren que un experto audite su próximo paquete de facturas, no dude en recurrir a la ayuda de especialistas en las primeras etapas del proceso.
Nos gustaría agradecer a nuestros colegas Jason Taylor y Meghan Woodard, CR, por aportar ideas y conocimientos que fueron de gran ayuda en esta investigación.
Jason Taylor es director de la Consultoría de la Construcción de J.S. Held. El Sr. Taylor cuenta con más de 16 años de experiencia en restauración de propiedades y servicios ambientales. Antes de unirse a J.S. Held, Jason gestionaba las operaciones diarias de una franquicia multimillonaria de restauración de propiedades, se desempeñó como consultor de calidad del aire en interiores y trabajó en el Departamento de Salud Ambiental de una importante universidad de investigación. La trayectoria de Jason incluye investigaciones iniciales, determinación de alcance y estimación, mapeo de humedad, análisis de imágenes térmicas, monitoreo de equipos, gestión de proyectos y estrategias de secado estructural, verificación de terceros, documentación de trabajos, facturación y generación de informes. Held, Jason realiza análisis detallados de facturas y estimación de proyectos de mitigación, restauración, trauma y remoción.
Puede comunicarse con Jason enviando un correo electrónico a [email protected] o llamando al +1 586 326 6294.
El Subcomité de Reclamos y Resolución de Conflictos de AACE International ("Subcomité de CDR") es un grupo de profesionales y expertos que participan activamente en la preparación, el análisis, la gestión, la mitigación y la resolución de reclamos y conflictos que surgen en los proyectos. El..
Describimos una forma clara y lógica de proceder para resolver conflictos mediante la disposición de tasación de la póliza de seguro.